远程敏捷(第1部分):实践和工具


敏捷一直是关于协同定位、直接通信、物理板以及所有其他在数字领域创造价值的触觉和模拟时刻。作为一名专业的Scrum培训师,我努力在不使用PowerPoint或数字设备的情况下提供培训课程。此外,诚然,我喜欢索引卡。然而,时代在变。因此,让我们深入研究一下用分布式团队实践远程敏捷的特殊性。

我们从基本的技术和工具开始,接着讨论如何在远程领域应用解放结构。

一般提示

远程敏捷不能简化为运行回顾放大,共享您的屏幕。然而,了解如何以最有效的方式为您的团队做到这一点的技巧是任何辅导员需要获得的基本教育。

关于这种促进技巧,有一个好消息:远程敏捷既不复杂也不混乱;因此,有一些好的实践可以开始,而不需要重新发明轮子。开始了:

  1. 保持会话简短:没有人能每天有效地跟踪超过3到4个小时的在线会话。最好将会议时间减少到每天2小时,包括频繁的休息和吸引参与者参与的活动。也要有规律的休息,以便腿部伸展。
  2. 避免混合会议:此时,第一个远程团队成员加入,每个人都通过“拨入”加入活动,不管其他人是否在同一地点。这样做的原因是,一次成功的会议需要在参与者之间平均分配广播时间和带宽。当你允许同处一地的人直接访问时,就会有一个以远程参与者为代价的不平衡。这种不平衡可能会导致排斥和减少偏远地区的人的贡献,因为他们不能加入同处一地的人之间的非正式对话,他们可能不会意识到肢体语言等。所有这些都给偏远地区的人们带来了不太安全的环境,这通常会影响他们的贡献。
  3. 做第一个:作为活动的主持人,提前5-10分钟启动并运行,以确保设置正常工作——记住虚拟专用网和防火墙问题——并且那些提前参加活动的人会被允许参加活动并感到受到赞赏。
  4. 工作协议:制定一份工作协议,说明远程敏捷事件的基本规则,例如,如果你不说话,请保持沉默;如果你想说话,请举手;或者,视频信号始终开启。如果团队一直在远程工作,将这些添加到团队章程中是一个很好的实践。否则,在会议开始时就商定游戏规则。
  5. 隐私:提前讨论隐私或保密问题。例如,如果每个人都意识到并不反对,录制一段会话的视频可能是个好主意。否则,让每个人都参与进来,让他们有发言权的想法,将从一开始就失败。
  6. 永远在线:严格遵守“视频永远在线”的政策。如果你让替身代替,人们会躲在他们后面,可能会被另一个任务分散注意力,他们决定去解决。人类不擅长多重任务。
  7. 工作簿:提前为您的远程敏捷活动提供一份简报/工作簿,详细说明如何从技术上进入活动,如何参与,其基本规则,期望参与者做什么准备,或者提供参与者在计划的会议中需要的讲义。通常,在活动期间没有时间澄清围绕这些问题的问题。
  8. 时区:注意时区。将一个会话分布在4到6个以上的时区很有挑战性。
  9. 噪音:确保与会者明白,他们在一个安静的地方参与是远程敏捷活动成功的关键,而不是在开放办公室寒冷角落的豆袋里。没有噪声消除软件能够消除这种水平的背景噪声。
  10. 聊天:使用一个反向信道进行群体范围内的和私人的交流,例如,视频应用程序的内置聊天或松弛或微软团队。

对于主持人来说,远程敏捷事件意味着在会议之前有更多的准备,在会议之后有更多的文档。你会在办公桌前花更多的时间。

齿轮

我们可以保持齿轮部分短;有很多文章详细描述了这个问题的每一个可能的方面。所以,我喜欢坚持几个基本原则:

  • 音频1:获得预算所能负担的最好的麦克风:这听起来有些矛盾,但是对于远程敏捷活动的成功来说,音频质量比摄像机的视频重要得多。(另外,考虑安装一个noise cancellation software such as Krisp。(
  • 音频2:用耳机代替你的苹果手机。
  • 屏幕空间:获得一个大屏幕。您的iPad或笔记本电脑屏幕将使使用大型虚拟白板和许多其他必要应用程序的其他窗口变得非常累人。
  • 相机:你不需要独立的4K相机。大多数设备的内置高清摄像头已经足够好了。

远程敏捷:应用

与齿轮部分类似,我们可以将应用程序列表限制为几个突出的应用程序,这些应用程序将帮助您进行远程敏捷事件:

  1. 视频:当然,我们从Zoom。Zoom的杀手锏是,除了只使用很少带宽的视频编解码器之外,它还有突破性的房间。如果你想把一大群人分成几个小组,让他们一起解决一个问题,这就是前进的方向。例如,我使用释放结构的1-2-4-All的分支房间。(这里有一个short video explaining how Zoom breakout rooms工作。)此外,Zoom的免费增值政策相当慷慨。
  2. QiqoChat是一个协作套件,也支持分组讨论。
  3. Office 365和谷歌应用程序也被证明是方便的协作工具。(在企业环境中,谷歌应用程序可能存在防火墙问题。(
  4. 您还需要一个用于小组协作的数字白板。有一些简单的免费应用程序,比如Whiteboard Fox。另一方面,你可以找到像米罗(以前被称为实时板)这样的专业应用程序MuralJosh Seiden summarizes their utility:“我们为每个团队设置了一个壁画板,并有一个供整个团队使用。我们能够在每块板上为特定的练习设置部分,我们会在这些部分预先加载模板、示例和其他人们在课堂上需要的材料。”(
  5. 看板:Trello,一个免费的看板,增加了协作工具的种类。当然,还有它的大哥吉拉。(对于有限数量的团队成员也是免费的。(
  6. 回顾:有很多应用程序支持回顾。Retrium是一个众所周知的订阅服务,而FunRetro.io例如,微软的免费增值方法允许将免费回顾用于投票目的,作为精益咖啡工具。
  7. 当然,还有一种专门的商业服务Lean Coffee Table
  8. 聊天:如前所述,你需要为群体交流提供一个反向渠道。Slack以及微软团队为这一类别提供了领先的经验。在这两种情况下,免费版本应该满足您的团队可能有的所有通信需求。
  9. 调查:您需要运行调查来收集数据,例如,用于回顾。为此,谷歌表单是一个有用的工具。如果您的防火墙限制了对谷歌应用的访问,请尝试Typeformhttps://www.typeform.com/surveys/)相反;多达三项调查是免费的。
  10. 投票:最后,如果您需要在远程敏捷事件中运行投票,Poll Everywhere是一个合适的人选。同样,其免费增值方法允许在一定程度上免费使用应用程序。

如果你正在寻找一个更全面的列表,请查看Lisette Sutherland’s list of tools

提示和技巧

实践远程敏捷还有更多看得见的东西。请尝试以下操作:

  1. 脚本:用一个脚本为远程敏捷事件准备一个时间线,这样你就可以随时准备好问题、说明和其他文本,而不会出一身汗。你将需要你的能量来完成其他任务。
  2. 开始:总是从一些破冰的问题开始;例如,通过促进即兴网络。永远不要从教学块开始。
  3. 教学模块:如果演示或教学模块是必要的,最多保持5-10分钟。通过参与性的小组活动跟进每个教学环节。
  4. 时间:对时间盒要求严格。
  5. ELMO:因此,如果讨论过于激烈,就要运用“够了,让我们继续前进”的原则。利用停车场在远程敏捷活动之外进行讨论。
  6. 耐心:让每个人都意识到交流的潜在性——花几秒钟的时间让自己平静下来并做出贡献。
  7. 真正的白板?没有人能破译写在物理白板上并由室内摄像机传输的内容。请改用数字白板,并共享您的屏幕。
  8. 请放大:让共享一个屏幕的每个人都放大;否则,他们的内容可能实际上不可读。
  9. 工具箱:如果你在一个建筑内走动,准备一个盒子,里面装上所有需要的设备——从软件狗到电缆到电源。

远程敏捷:需要注意的事情

我想用一些远程敏捷反模式来结束第一篇文章:

  • 缺乏准备:不管你有多专注和有组织,你的参与者可能不会阅读你的说明来为活动做准备。写一些贴纸有多难,对吧?(我曾试图在一个传统结构的组织中,为一个新的变革团队的申请人组织一次介绍性会议。为此,我选择了一杯淡咖啡,并提前详细说明了一切必要的东西。然而,会议在25分钟后悲惨地失败了,因为每个人都假装理解了会议的形式,但是没有一点线索,也没有问。后来,参与者指责我完全缺乏准备——当然是通过一个反向渠道。我没有看到来自未来的“变革推动者”(
  • 沉默的人:积极地向那些与其他参与者贡献水平不同的参与者讲话。有些人喜欢躲在屏幕后面。
  • 讽刺:与面对面交流相比,在偏远地区选择词语要困难得多。例如,讽刺很难被远程察觉。注意简洁的语言,避免不必要的误解。
  • 监视:不要变得无赖;prime指令仍然在远程敏捷设置中起作用。Trust in people and do not spy on them——不管它有多诱人。

结论

失去面对面的交流无疑是成为敏捷团队的一个障碍。然而,这并不意味着远程敏捷从一开始就是徒劳的。它只需要一个准备更充分的方法来弥补距离的损失。本文介绍了这种方法的基础。下周,我们将深入研究如何与远程敏捷团队一起实践解放结构。

你在远程敏捷实践方面有什么经验?请在评论中与我们分享。