如何缩短您的反馈循环(并减轻您团队的压力)


这些循环肯定能缓解压力。


你在做一个项目。让我们用一个非编码的例子,只是为了好玩——假设这是一个在你的公司介绍一个新计划的演示。你已经完成了内容的初稿,并把它发送给你的老板征求她的反馈。她做了一些修改,然后说她想和领导团队分享,看看他们怎么想。

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他们经历并建议更多的改变,然后说他们想通过设计草案来让轮子围绕一些图形转动。在这一点上,设计团队提出了更多的建议——其中许多与你老板最初的建议相矛盾。

你知道这是怎么回事吗?最初简单的反馈请求很快变成了一个冗长的过程,导致了错综复杂的混乱。现在,你甚至分不清哪条路是向上的。

等等:什么是反馈回路?

Afeedback loop是为了产生更高质量的结果而收集、综合和响应信息的任何系统。在技术环境中,反馈循环的例子包括代码评审、自动化测试套件和NPS分数。在日常工作的背景下,协作在敏捷团队中应该是什么样的:相互交流想法,回顾正在进行的工作,以及交流什么能帮助你更有效(什么不能)。

臃肿的反馈回路会导致问题

这种事情经常发生,原因有很多。

我们不想犯把任何重要的人排除在这个过程之外的错误,我们对自己正走在正确的道路上感到欣慰,老实说,知道如果事情没有正确解决,我们有其他人来分担责任是很好的。此外,我们依靠反馈茁壮成长。Studies have proven这种频繁的反馈——不管是积极的还是消极的——会增强我们的动力。

试图确保绝对大家有足够的机会提供他们的两分钱往往会导致一个非常低效(更不用说令人困惑!)过程。这带来了很多问题。

首先,过于复杂的反馈回路会严重阻碍生产力。需要整理混乱的修订并联系人们进行澄清,这增加了挫折感并减缓了项目进度。

此外,工作更容易出错。很难跟踪来自众多方面的不同(有时是矛盾的)想法和建议,这意味着一些重要的变化肯定会从裂缝中溜走。

简化反馈循环的四种方法

让我们深入探讨四种简单的方法,让反馈过程尽可能高效和有效。

1.准备好不断评估

关于反馈回路的事情是这样的:当你不看的时候,它们似乎在增长。

一个部门问他们是否能了解项目的最新情况,然后另一个人说他们希望有机会插话,在你知道之前,你已经建立了一些完全不守规矩的东西。厨房里的厨师太多了——你忍不住要敲门。

这就是为什么重要的是要认识到反馈循环不是一种“置之不理”的事情。你需要经常后退一步来评估你当前的流程,看看你可以在哪里简化事情或者完全取消步骤。

你也应该给参与小组反馈和决策的不同角色带来一些结构。在亚特兰蒂斯,我们使用DACI framework建立明确的角色,确保每个人都知道他们如何适应项目和决策。“DACI”代表:

  • D =驾驶员。负责召集利益相关者,整理所有必要信息,并在约定日期前做出决定的人。这可能是也可能不是项目的全职所有者,这取决于决策。
  • A =批准人。做决定的人。
  • C =贡献者。他们拥有可能影响决策的知识或专业技能,即他们有发言权,但没有投票权。
  • 我=知情。他们被告知最后的决定。

在你自己的小组中建立这些角色,并及时评估你在整个项目中的反馈过程,这样你就有希望避免可怕的不断扩大的反馈循环。

2.实施反馈小步骤

没有什么比完成一个大项目更令人沮丧的了,最终却发现它需要重大的改变。

虽然这可能看起来违反直觉,但拥有更短反馈回路——但是更多其中之一。例如,你可以在完成一个初步的大纲后得到必要的意见,而不是先写完整个博文,然后再征求意见。

这不仅减少了最后一刻的修改,使人们实际提供反馈的压力大大降低(这意味着他们可能会更迅速地这样做),而且当你意识到一个简单的改变实际上改变了整个项目时,它还防止了可怕的多米诺效应。

3.明确你需要什么

反馈令人放心——我们喜欢听到我们走在正确的轨道上。你不需要每个人都来回顾你项目的每一部分。你最好先确定人们的优势,然后让他们在提供反馈时使用这个镜头。

例如,你可能不想要搜索引擎优化团队主动提供的关于他们是否喜欢你的博客文章介绍中的轶事的建议——你只想要他们对关键词密度之类的东西的反馈。这要由你来说清楚。

不要用这样一个模糊的注释把博文草稿传递给他们:

"你能看看这篇博文并提供你的反馈吗?"

你需要非常清楚你想要他们的建议和意见。这样,您的笔记看起来更像这样:

“你能评论一下这篇博文,并提供我们在搜索引擎优化方面应该做的任何改变吗?我们的目标是在关键词“营销黑客”的第一页上有这个排名。"

通过这样做,你实际上是在为你希望收到的反馈类型设定限制,并减少不请自来的建议和修改。

4.认识反馈和认可的区别

在你的组织中,可能有很多人想在一个项目发布之前快速浏览一下。There’s a big difference在提供认可的印记和提供真实、建设性的反馈之间。

这就是为什么把人们分成两组是有帮助的:

  • 希望在反馈过程中发挥积极作用并塑造项目方向的人。
  • 人们只是想在最终确定之前确认一切看起来都很好。

那些属于第一阵营的人需要更早得到反馈。属于第二类的人?它们应该只在最后循环——就在你检查那个项目是否完成之前。

这样做可以通过从流程的某些部分删除不必要的参与者来减少瓶颈,使你能够更快地完成项目,同时也显示出对每个人时间的一定程度的尊重。

因为,很有可能,营销副总裁并不真的需要(咳咳,或者想要)复制到你所有关于一篇博文草稿的信件中。他们只想做最后一次回顾。

反馈应该是有效的,而不是有问题的

你知道工作场所的反馈很重要。它培养了一种建立在诚实和透明基础上的积极的公司文化,同时也带来了一种大大改进的成品。

但是,这并不意味着我们都应该不断寻求越来越多的反馈。你不想要太多的好东西,臃肿的反馈循环会减缓项目进度并增加错误,从而成为一个令人沮丧的地方。

你的反馈循环需要持续的关注和精简,以确保它们尽可能的有效和高效。使用这些技巧,你的团队的反馈过程更有可能成为一个巨大的帮助——而不是一个麻烦。


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